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Publicado em: 8/23/2012 45h2

O desempenho profissional e o relacionamento com a secretária

Paulo Rossetti lembra que não basta encontrar a secretária certa. É preciso ajudá-la a se adaptar.

Todo cirurgião-dentista precisa, urgentemente, encontrar a secretária certa. Aquela pessoa que gosta de "burocracia": arquivos, recibos, pilhas de papéis, canetas coloridas e carimbos. Ela sabe em qualquer momento onde estão os seus documentos mais importantes.

Entretanto, para que a secretária funcione como uma verdadeira central de comunicação, ela deve se adaptar. Assim, é preciso entender o que podemos extrair de bom dos programas de computador. Por exemplo, sua conta de telefone fica mais barata com as redes sociais. A geração e o envio de documentos no formato PDF também economizam quilos de papel e espaço físico, além de ser ecologicamente sustentável.

Mesmo assim, como o mundo dos bites e bytes nos dá a impressão que tudo se resolve em um clique, você e sua secretária estão sujeitos às armadilhas. As mais comuns são:

1. Falha na conexão: programe-se para enviar documentos importantes no começo do dia.
2. E-mail com cópia: só faça cópia se o teor do assunto for pertinente.
3. Síndrome do apressadinho: leia muito bem o que escrever antes de mandar um e-mail, principalmente quando existem datas que precisam de confirmação. A mensagem "o anexo não veio" é comum?
4. Não consigo abrir o arquivo: algumas extensões precisam de programas específicos. Não morra de raiva, consulte um especialista.
5. Telepatia: se a conversa for muito técnica, escreva antes para sua secretária fazer a digitação. Não espere que a secretária absorva/entenda em cinco minutos o que você aprendeu em quatro anos.

Vamos quantificar o relacionamento com a secretária? Apenas 20 segundos.

Até a próxima semana!

Paulo Rossetti é editor-científico da revista ImplantNews. Cirurgião-dentista, mestre e doutor em Reabilitação Oral - FOB/USP; Professor,
Graduação e Pós-graduação da Disciplina de Implantodontia - Universidade do Sagrado Coração - USC/SP; Membro ITI
(International Team for Oral Implantology).

 



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