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Publicado em: 08/02/2018 14h36

Fundamentos da gestão financeira

Odontologia lucrativa: confira o capítulo 1 da série Segredos do Sucesso.

Apresentação


A Ortodontia é um dos mais fascinantes ramos da Odontologia e de todo conhecimento humano. Não é à toa que existem tantos especialistas apaixonados por sua profissão e altamente comprometidos com sua rotina clínica.

Se por um lado esse envolvimento técnico é altamente positivo para a qualidade dos tratamentos realizados, por outro lado também é perigoso: será que esses ortodontistas – assim como muitos profissionais de Odontologia – não estariam focados demais em seu desenvolvimento clínico e negligenciando o gerenciamento de seus consultórios?

Trata-se de uma armadilha recorrente dos tempos modernos. Hoje, temos a liberdade para escolher a profissão que amamos e para a qual temos vocação, mas nem sempre nossa capacidade técnica se traduz em sucesso financeiro. Conhecemos muitas histórias de ótimos ortodontistas que trabalham muito mais do que precisariam e ganham menos do que merecem.

Não estamos falando de nenhuma fórmula milagrosa para enriquecer dentistas, mas sim das ferramentas básicas de gestão que qualquer empresário ou profissional liberal precisa dominar. Nesse universo de conhecimento, destaca-se a Contabilidade, uma ciência de difícil compreensão, mas que é essencial para o seu futuro financeiro.

Por isso, ao longo de todo o ano de 2018, a OrtodontiaSPO apresenta o suplemento especial ODONTOLOGIA LUCRATIVA – Qual o seu plano de negócios, que deverá funcionar como um verdadeiro guia para o cirurgião-dentista na administração de sua clínica. Um projeto viabilizado na revista graças ao apoio da Morelli Ortodontia, que enxergou a relevância dessa iniciativa e proporcionou a produção desse conteúdo para os ortodontistas brasileiros.

Para nos conduzir pelos áridos caminhos da Administração, Finanças e Contabilidade, convidamos o professor Mauricio Motta, um cirurgião-dentista raro nos dias de hoje, com sólidos conhecimentos na área e grande experiência de sua aplicabilidade nas clínicas odontológicas brasileiras.

Esperamos que este suplemento especial ajude na organização e evolução administrativa de sua clínica. Dessa forma, você poderá colher os resultados financeiros que merece pelo seu trabalho e ainda terá mais tempo para se dedicar à prática da Ortodontia e às rotinas da clínica.

 


Fundamentos da gestão financeira

Introdução

Ao longo dos séculos, uma série de fatores sociais, políticos e tecnológicos pressionaram o ser humano a criar novas formas de obter lucro e organizar suas empresas. Os princípios da Administração surgiram nesse contexto, com o objetivo de estabelecer métricas e ferramentas para que as empresas pudessem crescer organizadamente, com metas estabelecidas a partir de um planejamento.

Aliada à Administração, a Contabilidade é a ciência que tem por definição medir, avaliar e controlar a rotina administrativa de uma empresa.

É a área responsável por mensurar o patrimônio, por meio de registros contábeis, e produzir demonstrativos, que registram o passado, presente e diretrizes futuras da empresa. Dessa forma, trata-se de um instrumento essencial no processo de tomada de decisões para pequenos e grandes negócios.

Na Contabilidade, o objeto da análise é sempre o patrimônio de uma entidade, definido como um conjunto de bens, direitos e obrigações para com terceiros, pertencente a uma pessoa física, a um conjunto de pessoas, como ocorre em sociedades informais, ou em uma sociedade ou instituição de qualquer natureza, que pode ou não ter lucro.

Administração e Contabilidade caminham juntas em vários aspectos, e alguns dos seus princípios são utilizados na condução organizada e saudável do dia a dia de pequenas, médias e grandes empresas. Dentre esses princípios, destacamos a gestão financeira.

Na gestão financeira cabem as análises, decisões e atuações relacionadas aos meios financeiros necessários à atividade da empresa. Dessa forma, a gestão financeira integra todas as tarefas ligadas à obtenção, utilização e ao controle desses recursos.

Em outras palavras, a gestão financeira integra:

• O estudo das necessidades de recursos financeiros;

• A aplicação criteriosa dos recursos financeiros;

• A análise financeira, incluindo a coleta de informações e o seu estudo, de forma a obter respostas seguras sobre a situação financeira da empresa;

• A análise da viabilidade econômica e financeira dos investimentos.

Uma adequada gestão financeira garante a saúde da empresa e também a tranquilidade para a gestão de futuros investimentos. As principais vantagens dessa prática são a manutenção da liquidez, os compromissos honrados com terceiros e a ampliação dos lucros sobre investimentos. Uma liquidez confortável e resultados financeiros satisfatórios somente são possíveis a partir de uma série de decisões e atitudes assumidas diariamente.

Manter a liquidez significa que os recursos que entram no caixa serão suficientes para pagar os compromissos da empresa. Essas são algumas medidas que podem melhorar a liquidez de um negócio:

1 – Redução de estoques excedentes de materiais;

2 – Redução dos prazos no recebimento dos tratamentos efetuados, mediante:
a) aumento dos recebimentos à vista;
b) ações efetivas de cobrança e melhoria no crediário para reduzir os valores em atraso com os tratamentos a prazo;
c) Aumento de prazos no pagamento aos fornecedores.

3 – Entrada de novos recursos no caixa, mediante:
a) Integralização de capital dos sócios (ou seja, aporte de recursos);
b) Vendas à vista de equipamentos ociosos.

4 – Aumento dos lucros
 

Nesse mesmo âmbito, podemos citar as seguintes medidas como prejudiciais à liquidez da empresa:

• aumento de estoques, devido a compras excessivas ou queda no volume de tratamentos realizados;

• aumento dos prazos nos recebimentos – normalmente financiados pela própria empresa;

• aumento da inadimplência;

• aumento das compras à vista;

• retirada de recursos pelos sócios;

• redução dos lucros mensais.

 


O gestor

O profissional responsável pela gestão financeira necessita lidar com números e informações o tempo todo. Se a empresa tem números confiáveis, ele consegue informações para tomar decisões. As informações financeiras que o empresário necessita tomar são obtidas por meio dos controles financeiros. Dessa forma, pode-se dizer que a finalidade dos controles financeiros é gerar informações úteis e confiáveis para diferentes empresários tomarem decisões adequadas ao negócio.

A definição de estratégias na área financeira é fundamental em qualquer negócio. É por intermédio dela que se definem quais os objetivos e os aspectos funcionais que se pretendem alcançar e quais problemas prioritariamente deverão ser resolvidos.

E mais: essas estratégias devem também definir como se pretende alcançar os resultados que estão sendo almejados. Na área financeira, o planejamento e as finanças de curto prazo são as peças-chave para a definição dessas estratégias.


Elementos da gestão financeira

Os aspectos financeiros de uma empresa, que fundamentam a base de controle principal e que devem estar organizados são:

1) Custos fixos;

2) Custos variáveis;

3) Fluxo de caixa;

4) Capital de giro;

5) Ponto de equilíbrio;

6) Lucro;

7) Demonstrativo de resultados.


1. Custos fixos

São aqueles que não variam proporcionalmente à quantidade de serviços prestados. Incidem periodicamente, preferencialmente em datas regulares, para organizá-los com o máximo de precisão possível.

• Salários (remunerações fixas);

• Aluguel;

• Despesas com contador e advogados;

• Impostos;

• Encargos sociais;

• Materiais de limpeza;

• Materiais de escritório;

• Fornecedores;

• Pró-labore.


A importância de calcular o custo fixo de uma empresa

• Ter informações concretas para ajudar na definição do valor cobrado pelos seus tratamentos;
• Base para elaboração de planos estratégicos de contenção de despesas.

Um dos mais recorrentes questionamentos que recebo sobre esse assunto é: afinal, qual é o custo fixo adequado para o meu negócio? Para responder a essa questão, é necessário considerar as seguintes variáveis:

a) Atividade e porte de empresa
Quanto maior a complexidade técnica da atividade, maiores serão os custos com salários, estrutura para desenvolvimento (equipamentos, softwares, materiais de apoio), tipo de atividade (quanto mais especializada for a atividade) e porte da empresa (associado ao volume de faturamento).

b) Segmento de negócios
Dependendo do segmento em que a empresa está inserida, haverá maior ou menor concorrência. Consequentemente, esse fator influencia nos preços praticados dos tratamentos oferecidos. Esse impacto é natural, já que a formação do preço é determinante (seguramente não é o único ou o principal fator) para o sucesso de vendas.

c) Estratégia dos concorrentes diretos
Ainda avaliando a formação do preço, é importante entender se os concorrentes diretos mantêm uma postura agressiva, oferecendo preços mais baixos para atrair pacientes.

d) Volume de faturamento
O montante ideal de custo fixo está associado diretamente ao faturamento da empresa. Porém, existem padrões mínimos requeridos, especialmente para as empresas de baixo volume de faturamento, em que a tendência é que os custos fixos percentuais se tornem elevadíssimos, mesmo quando se trata de uma estrutura enxuta. Nesse caso, entra em cena outro elemento da gestão financeira, o ponto de equilíbrio, que nada mais é que um volume mínimo de faturamento necessário para cobrir todos os custos.

d) Padrão de atendimento
Para entender essa variável, tomemos como exemplo as classificações usadas pelos hotéis. Quando comparamos hotéis de três estrelas e cinco estrelas, existe uma diferença nítida na apresentação visual, comodidades oferecidas, número de funcionários disponíveis etc. Os hotéis cinco estrelas cobram mais pela estadia de seus hóspedes. No entanto, o custo fixo para a manutenção desse padrão de atendimento também é maior.

Uma vez analisadas as variáveis, voltamos à questão sobre qual seria o custo fixo adequado.

Tomando a tabela abaixo com parâmetros do mercado, podemos considerar os seguintes percentuais de custo fixo máximo, em comparação ao faturamento da empresa.

INDÚSTRIA de pequeno porte:.................................... 15% a 20%

INDÚSTRIA de médio e grande porte:.............................até 15%

COMÉRCIO de pequeno porte:.....................................10% a 20%

COMÉRCIO de médio e grande porte:............................ até 10%

SERVIÇOS de pequeno porte:........................................15% a 25%

SERVIÇOS de médio e grande porte:...............................até 15%

 

No próximo capítulo, vamos avaliar qual o custo fixo mais adequado para clínicas odontológicas.


Lembrando sempre que:

1) Quanto maior o porte da empresa, conforme o volume de faturamento, menor deverá ser esse percentual.

2) Os valores de comparação são meramente indicativos, portanto observe-os APENAS como referencial, especialmente porque as variáveis mencionadas anteriormente devem ser consideradas.

E como calculá-lo?

O cálculo é realizado pela relação direta da soma dos custos fixos em relação ao faturamento – nesse caso, SEMPRE calculado pela média mensal praticada. Para determinação dessa média mensal, o ideal é que se faça o cálculo a partir da média de faturamento dos últimos 12 meses.

Veja o exemplo:


2. Custos variáveis

São os custos diretamente relacionados com a compra de matéria-prima ou materiais de consumo utilizados na atividade daquela empresa, assim como as despesas com colaboradores que recebem pagamentos variáveis.

Como exemplos de custo variável, podem ser considerados: as matérias-primas, materiais indiretos consumidos, custos de mão de obra e horas extras, comissões de venda, fretes e deslocamentos, equipamentos adquiridos nesse período etc.

Compreender e controlar os custos variáveis de qualquer negócio é importantíssimo. Quando o volume de vendas cresce em uma empresa (ou, no caso de um consultório, quando cresce o volume de tratamentos), os custos variáveis sobem proporcionalmente. Portanto, é preciso acompanhar esses valores com atenção.
 

Os consultórios odontológicos possuem custos variáveis típicos da atividade, como veremos no próximo capítulo.


Por que saber a diferença entre custo fixo e custo variável é útil?

Essa diferença é uma parte fundamental para se compreender as características financeiras de uma empresa. Se a estrutura de custos for composta especialmente de custos fixos, o gestor estará mais propenso a aceitar ofertas de baixo preço para os seus produtos, a fim de gerar vendas suficientes para cobrir esse dispêndio estável no negócio.

Isso pode levar a um nível elevado de competição dentro de uma indústria, uma vez que todas as empresas atuantes no setor provavelmente têm a mesma estrutura de custos e devem cobri-la.

Uma vez que o custo fixo foi amortizado, todas as vendas adicionais geralmente têm margens muito elevadas. Isso significa que um negócio de alto custo fixo pode trazer lucro muito grande quando há pico de vendas, mas pode incorrer igualmente em grandes perdas quando ocorre declínio de vendas.

Se a estrutura de custos for composta, sobretudo, dos custos variáveis (como em um negócio de prestação de serviços), o gestor precisa buscar o lucro em cada venda, o que significa dizer que estará menos inclinado a aceitar propostas de redução de preços do cliente. Essas empresas podem facilmente cobrir suas pequenas quantidades de custos fixos, mas os custos variáveis tendem a acumular uma proporção relativamente elevada nas vendas.

Agora que você já sabe a diferença entre custo fixo e custo variável, será capaz de elaborar um plano orçamentário melhor e muito mais preciso. O gestor preparado consegue visualizar as melhores maneiras de usar esses dados para planejar seu negócio, fazer os relatórios internos e precificar corretamente seus bens e serviços.


3. Fluxo de caixa

A rotina diária é a chave para evitar erros em empresas de todos os tamanhos. Mas para micro e pequenas empresas, monitorar o que entra e sai da empresa é a base de conhecimento que vai ajudar o negócio a ficar de portas abertas.

Fluxo de caixa diário ou operacional é o controle financeiro que acompanha movimentações financeiras, entre entradas e saídas. Seu controle é um elemento básico de gestão, porque permite saber se sua empresa tem dinheiro disponível para uma conta a pagar ou para tomar decisões sobre investimentos, solicitação de empréstimos, antecipação de recebimentos, entre outras ações.


4. Capital de giro

É uma reserva de recursos para ser utilizada conforme as necessidades financeiras da empresa. São exemplos clássicos da sua utilização: emergências pela queda de faturamento por um período, compra à vista de matéria-prima ou aquisição de estrutura operacional, auxílio de recursos no fluxo de caixa etc.

Ter capital de giro pode significar a diferença entre manter ou fechar uma empresa em tempos de crise.


5. Ponto de equilíbrio

É representado pelo faturamento mensal mínimo necessário para cobrir todos os custos e despesas da operação. Representa, em cálculos, exatamente o ponto em que o lucro se encontra e como calculá-lo. Essa informação é fundamental, pois se trata de uma ferramenta de análise da viabilidade do negócio e proporciona possíveis estudos de adequações constantes de competitividade e sobrevivência da empresa.

O ponto de equilíbrio é estratégico do ponto de vista de gestão, tomando como exemplo a adequação dos custos fixos e variáveis para a sua obtenção em relação à venda de produtos ou de serviços em um determinado período e ou segmento específico.


6. Lucro

É o resultado das receitas subtraído de todos os custos da empresa. O lucro é percebido e apurado de forma clara, quando a organização financeira é rigorosa em seus controles financeiros e seus fundamentos seguidos continuamente.


7. Demonstrativo de resultados

Consiste em uma ferramenta que reúne várias informações obtidas ao longo de um período determinado, para demonstrar organizadamente os resultados financeiros obtidos pela empresa.

É muito utilizado pela gestão contábil, e aponta com clareza os caminhos coerentes para tomadas de decisões em vários níveis administrativos.


Conclusão

O campo das finanças é amplo e dinâmico, afetando diretamente a vida das pessoas e das empresas. O conhecimento dos conceitos de administração financeira pode definir as bases da sobrevivência empresarial, seu crescimento e o diferencial do mercado em que atua.

Gestão é uma prática contínua de melhorias, processos definidos e apurados. A interpretação das informações e a implementação das estratégias têm sido o grande desafio do empresário brasileiro. O caixa é o rei.

A partir dos dados corretos, é possível saber se a empresa ganha mais do que gasta — e se ela gasta mais para poder ganhar mais, por exemplo. Com isso, torna-se mais fácil perceber se o modelo de negócio é ou não rentável.

A análise correta do fluxo de caixa de uma empresa oferece a informação precisa sobre a saúde financeira daquele negócio. Isso é relevante porque nem sempre ganhar muito em um dia significa, efetivamente, lucrar satisfatoriamente naquele período.

Tão importante quanto o fluxo de caixa em si é o seu gerenciamento, já que é o que garante que essa ferramenta seja relevante e completa.

Por fim, fica a recomendação: é essencial, básica, o suficiente para diagnosticar, medir e aplicar diariamente em seu negócio, de forma simples e objetiva, uma gestão eficaz e produtiva.

Dominar os conceitos básicos em gestão financeira é essencial para uma gestão eficaz e produtiva. Na próxima edição, vamos falar sobre gestão financeira aplicada às clínicas odontológicas. Até lá!


Bibliografia

• CAMPOS, Vicente Falconi. Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia a Dia. 9.ed. Nova Lima: Falconi, 2013.

• CAMARGO, Camila. Planejamento financeiro. 2.ed. rev. e atual. Curitiba: Ibpex, 2007.

• COUTINHO, Laura; PADILHA, Heloisa; KLIMICK, Carlos. Educação Financeira - Como Planejar, Consumir, Poupar e Investir. 1.ed. São Paulo: Senac, 2015.

• FERREIRA, Ademir Antônio et al; Gestão empresarial: de Taylor aos nossos dias. 1.ed. Pineira t. l. 2006.

• SILVA, Jacinto Vidigal et al; Princípios da gestão financeira. 1.ed. Rei dos livros, 2014.

• O livro dos negócios / tradução Rafael Longo. 1.ed. - São Paulo: Globo Livros, 2014.

 

Odontologia Lucrativa – Qual o seu plano de negócios?

Capítulo 1 – Fundamentos da gestão financeira
Capítulo 2 – Gestão financeira aplicada às clínicas odontológicas
Capítulo 3 – Planejamento tributário na Odontologia
Capítulo 4 – Ferramentas e indicadores de desempenho – softwares de gestão
Capítulo 5 – Impactos da Reforma Trabalhista no dia a dia das clínicas
Capítulo 6 – Como montar um plano de negócios em Odontologia

Os capítulos são parte integrante das edições 2018 da revista OrtodontiaSPO.



Sobre o autor

Especialista em Reabilitação Oral com implantes, Mauricio Motta tem quase 30 anos de atividade profissional. Ele dirige sua própria clínica, uma organização multidisciplinar, no bairro do Tatuapé, em São Paulo (SP). Ao longo destes anos, Motta também tem ministrado cursos em seu campo de atuação, em parceria com grandes empresas do setor.
Mauricio Motta é filho de Antonio Carlos Motta, contador responsável pela fundação de uma grande organização contábil na zona leste de São Paulo há mais de 50 anos. A partir de 2010, o cirurgião-dentista passou a dirigir essa tradicional organização e criou uma segunda empresa de contabilidade, a WorkDoctor, cuja proposta é atender os profissionais do segmento de saúde oferecendo ferramentas digitais exclusivas de gestão e controle contábil. Até hoje, já são mais de 250 profissionais de Odontologia e Medicina atendidos pela empresa.
Fale com o autor: mauricio@orgmotta.com.br

 

 



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